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    讓“能力矩陣”幫你做好培訓管理
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    2012-03-08 15:10:21
    被投訴的培訓營銷副總王大力憋了一肚子氣,陰沉著臉,坐在總經理王明的對面。他帶著怒腔:人力資源部的那個張明水也是太囂張了,一句招呼都沒打,就把我這個營銷副總、還有我下面那四個大區經理都給通報批評了。...
    被投訴的培訓
    營銷副總王大力憋了一肚子氣,陰沉著臉,坐在總經理王明的對面。他帶著怒腔:“人力資源部的那個張明水也是太囂張了,一句招呼都沒打,就把我這個營銷副總、還有我下面那四個大區經理都給通報批評了。不就是沒去上課嘛,屁大個事情也通報,除了干這個,就不能干點別的?!”
    王總皺著眉頭,輕聲地訓斥道:“人家張總也是按制度辦,也不是故意找你茬,你這話說的就有點過了。”
    “可他那安排的培訓,是一點效果都沒有啊!所以我下面的人才不去的!”王大力還是余怒未消。
    “培訓怎么會沒有效果呢?”王總反問道。
    “他那個《非財務專業的財務管理》的課程,大區經理沒幾個日常工作用得著?大區經理李詠,他親口告訴我去年在公司就學過這門課了;那個馮濤,人家還是去年的MBA畢業,用得著學這個東西,這課對他來說,太簡單了!”王大力這可是逮了個機會,一股腦兒的把問題全都倒了出來。
    王總沉默了,聯想到制造總監馬威也曾經幾次反映人力資源部組織的新員工培訓沒有效果,導致生產經常出現新人作業不良。再加上,前兩天,王總自己也收到了部分員工拿著學歷教育的培訓費用要求公司按制度報銷,學的專業都是對工作沒有任何幫助的哲學、政治。看來,人力資源部的培訓管理的確有問題!

    企業培訓管理,是一項非常重要的工作,它承擔了組織內部人才培養任務。然而,和上面的案例一樣,企業在培訓管理上都或多或少存在一些問題。通常,企業員工覺得培訓效果不佳時,并不只是我們的課程有問題,根本原因是我們的培訓管理出了問題。

    正確認識企業培訓的目的
    一說起企業培訓的目的,我們就會立即理解為培訓的價值:如提升員工工作效率效益,為公司培養人才,滿足員工個人的發展需要等。這顯然是混淆了培訓的目的與價值,只有達成培訓目的后才能實現上面所說的培訓價值;也有人簡單地把培訓理解為單個的課程,培訓的目的也就是課程的目的,培訓的目的就成了課程設置的目標,能夠掌握和運用課程的知識等。事實上,企業的培訓管理對象不僅僅是單個的課程,更是一個系統課程體系,當然還包括我們的講師、教材、培訓實施等一系列工作內容。
    所以,企業培訓的目的不是指培訓課程的目的。單個培訓課程要達到的目的是指課程實施后要達到的效果。通常通過開課前設置課程目標或收益;培訓完畢后,用四級效果評估檢驗:反應層、學習層、行為層、效果層來檢驗培訓目標是否達成(圖1)。


    事實上,企業培訓的目的就是企業培訓管理的目的。如果只有培訓,而沒有對培訓進行管理,那么肯定無法保證單個培訓的效果。培訓管理目的是通過彌補員工個人能力差距來滿足組織、部門及崗位現在與將來工作開展所需要的人力資源數量與質量。
    所以,企業培訓的目的是為了彌補組織所要求的能力、部門及崗位所要求的能力與員工能力現狀的差距,來滿足組織對人力資源數量與質量的需求。例如,A公司需要20名熟練掌握公司產品知識、銷售政策、銷售技巧的營業代表。目前只有5名只掌握公司產品知識、銷售政策的老代表,15名只掌握銷售技巧的新聘的代表。那么,企業必須通過培訓管理,彌補5名老銷售代表的銷售技巧,15名新代表需彌補產品知識與銷售政策。
    所以,如果人力資源從業者不能意識到人力資源管理中的培訓管理是要實現彌補員工個人能力差距這一目的的話,那么,單純的為了培訓而培訓,恐怕難免出現上面案例中的問題。
    能力矩陣與企業培訓計劃
    能力是指員工勝任工作所需要的知識、技能等綜合素質。要想用培訓來彌補員工的能力差距,首先就得搞清楚員工開展工作需要什么樣的能力?需要的能力要達到什么程度?員工實際能力與目標能力水平的差距。
    能力矩陣是一種員工能力差距評估的工具,它通過界定員工在組織、部門及崗位上開展工作所需要的目標知識、技能水平后,評估員工實際能力與目標能力的三種差距:未具備、需提升、已達標。
    員工開展工作所需要的能力來源于兩個維度:一是組織要求員工具備的行業知識與技能、公司通用的能力(如公司的產品知識、規章制度等);二是員工所在部門要求的公共知識與技能、具體崗位職責開展所需要的各項知識與技能。
    知道了員工勝任工作需要什么樣的能力,還需要界定員工所需能力的水平層次:了解、熟悉、掌握,這是逐級遞進的、對能力的要求程度。
    接下來,評估員工實際能力與目標能力水平的差距,是未具備該項知識技能,還是需提升、還是已達標。如圖2是能力矩陣的思維導圖,可以幫助我們理解這一工具。


     
    表1某公司營銷部員工能力矩陣示例

    能力維度 能力要點 員工姓名
    李詠 孟非 馮濤
    組織層面 知識(技能)A   熟悉  
    部門及崗位層面 知識(技能)B 了解   掌握
    知識(技能)C 掌握 掌握  
    知識(技能)D   了解  

    備注:紅色表示未具備;黃色表示需提升;綠色表示已達標
    由表1可知:該部門員工李詠勝任工作只需要掌握兩項能力BC,其中能力B尚未具備,能力C已達標;孟非需要掌握三項能力ACD,其中能力BC已達標,能力A需提升;馮濤需要掌握1項能力B,且該能力未具備。
    通過能力矩陣,我們很容易得知每項能力的發展需求人數(如表2),能力CD發展需求人數為0;能力A發展需求人數為1;能力B發展需求為2;同時,我們也很容易得到每個員工的能力發展需求——李詠與馮濤需要發展能力B、孟飛需要發展能力A。根據能力的發展需求與人數,我們就很容易制定培訓計劃。
    企業培訓計劃主要包括:教材與教練的開發計劃、培訓實施計劃。其中教材與教練開發計劃必須明確能力發展所需知識技能的教材名稱、教材大綱、編寫人、課程對應的教練、開發起止時間、費用預算等要素;培訓實施計劃必須明確教材名稱、教練、受訓學員、時間安排、費用預算。企業培訓得先根據各項能力發展的需求開發教材與教練,然后再根據能力需求的人數制定培訓實施計劃;員工個人則可根據能力發展的需求優先制訂自己的學習計劃。

    用能力矩陣來制定企業培訓計劃
    首先,組織各個部門負責人分析出本部門員工需要的能力。從組織層面、部門及崗位層面開展知識、技能的能力要點提煉。組織層面的考慮的是通用的行業、公司知識技能要求,組織能力由人力資源部提煉;部門及崗位層面考慮的是部門通用的知識技能要求與部門內各崗位的專業知識技能要求,由部門負責人提煉。考慮到后續員工培訓的課時要求,各部門負責人在提煉每個知識技能要點時,最好設置1至4個小時能夠培訓完畢的各項能力。
    各部門負責人再根據每個員工實際工作開展的需要,把組織、部門及崗位各項能力分別分配到每個員工身上。這樣就提煉出本部門員工需要的各項能力了。
    其次,確定部門每個員工所需能力的水平程度。對該項知識、技能的水平程度規定為三個檔次,即了解、熟悉和掌握。
    其中,掌握程度>熟悉程度>了解程度。由各部門負責人根據每個員工實際工作開展需要,確定每個員工在各項能力要求上的水平程度。
    接下來,由部門負責人根據員工實際工作表現來評估起實際能力水平與所需要的目標能力水平的差距。人力資源部把對該項知識、技能差距分析也規定為三個檔次,即未具備、需提升和已達標。
    再次,用一個矩陣表,把部門員工能力的差距呈現出來:表格左邊是組織的各項能力、部門及崗位的各項能力;表格右邊是員工的姓名、以及每位員工需要的能力及水平、實際能力與目標能力的差距檔次。
    最后,根據能力的發展需求與人數,我們制定出能力提升所需要的培訓教材與教練的開發計劃、培訓實施計劃。其中教材與教練開發計劃必須明確能力發展所需知識技能的教材名稱、教材大綱、編寫人、課程對應的教練、開發起止時間、費用預算等要素;培訓實施計劃必須明確教材名稱、教練、受訓學員、時間安排、費用預算。企業培訓得先根據各項能力發展的需求開發教材與教練,然后再根據能力需求的人數制定培訓實施計劃;員工個人則可根據能力發展的需求優先制訂自己的學習計劃。

    用能力矩陣來考核培訓管理的結果
    我們知道,現在企業的競爭就是核心能力的競爭。所以,對于員工個人來講,要持續保持學習的動力,才能不斷強化個人的核心能力;對于部門來講,管理者必須指導與培養下屬,來提升部門團隊成員的能力。
    今天的企業都非常重視通過培訓來提升員工能力的提升,同時,也加大了能力提升的考核力度。-
    事實上,能力矩陣除了可以用來評估員工能力差距外,其實還可以用來考核能力提升的結果。
    我們就可以用三個指標來實現對能力提升的考核管理:
    ①各項能力的達標率
    ②員工個人能力的達標率
    ③部門能力的達標率
    其中,各項能力達標率關注組織各項能力提升的結果;員工個人能力的達標率關注員工的個人能力發展結果;部門能力達標率關注團隊整體能力提升結果。
    各項能力的達標率計算公式:(該項能力已達標人數/該項能力部門需求總人數)*100%。該項能力已達標人數就是能力矩陣表中該能力橫向對應的綠色框個數;該項能力部門需求總人數是矩陣表中總顏色框的個數。
    員工能力達標率計算公式:(員工已達標能力的個數/員工需求能力的個數)*100%。已達標能力個數就是能力矩陣表中員工姓名下面綠色框的個數;員工需求能力的個數是矩陣表中員工姓名下面總顏色框的個數。
    部門能力達標率=各個員工能力達標率的加權平均值。因為部門每位員工能力的提升都很重要,這樣的考核可以加強管理者對每個員工能力提升的力度,一旦某個員工能力達標率低,管理者承擔的部門能力達標率得分也低下來。
    那么,如何計算這些指標呢?
    在能力矩陣中橫向欄中加入每項能力在部門的需求人數(即為橫向的總顏色框的個數)、每項能力已達標人數(即為該橫向欄中綠色框的個數);縱向欄里可直接算出每個員工個人能力達標率,等于綠色框個數除以總顏色框個數(如表2)。
    表2 某公司營銷部員工能力矩陣考核示例

    能力要點 能力需求總人數 員工姓名 能力已達標人數 各項能力達標率
    李詠 孟非 馮濤
    知識(技能)A 1   熟悉   0 0/1
    知識(技能)B 2 了解   掌握 0 0/2
    知識(技能)C 2 掌握 掌握   2 2/2
    知識(技能)D 1   了解   1 1/1
    員工個人能力的達標率 —— 1/2 2/3 0/1 —— ——

    備注:紅色表示未具備;黃色表示需提升;綠色表示已達標

    由此可見,能力矩陣這一工具的功能確實強大,它既可以用來評估員工的能力差距,又可以用來考核部門及員工的能力提升結果,是人力資源管理者在實施培訓管理過程中不可或缺的工具,但是別忘了,工具只是手段,不是目的,培訓管理的最終目的還是要實現:彌補組織所要求的能力、部門及崗位所要求的能力與員工能力現狀的差距,滿足組織對人力資源數量與質量的需求。
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